Rezervácie a podujatia: termíny a registrácie bez telefonovania

Rezervácia predáva tvoj čas. Kaderník, poradca, autoservis, penzión, lektor kurzu — všade, kde si zákazník rezervuje konkrétny termín u teba.

Podujatie pozýva ľudí na akciu. Workshop, koncert, prednáška, degustácia — udalosť s dátumom, miestom a obmedzeným počtom miest.

Spoločné majú to podstatné: zákazník si vybaví termín alebo prihlášku sám, kedykoľvek, aj o jednej v noci. E-maily odchádzajú automaticky. Ty máš všetko v jednom prehľade v administrácii a nemusíš nič prepisovať.

Rezervácie nie sú jedna vec. Iné potrebuje kaderníctvo, iné penzión — preto sú v systéme dva režimy.

Termínový režim je pre služby s pevným trvaním. Každá služba má svoj čas (strih 45 minút, konzultácia 60 minút), prestávka medzi rezerváciami, aby si stihol upratať a nadýchnuť sa a kapacitu — koľko ľudí vieš obslúžiť naraz. Prevádzkové hodiny nastavíš pre každý deň v týždni zvlášť, takže sobotné skrátené otváracie hodiny nie sú problém.

Ubytovací režim počíta noci, nie minúty. Zákazník vyberá check-in a check-out, ty nastavíš minimálny a maximálny počet nocí, jednotlivé izby alebo apartmány a cenu za noc. Ceny sa dajú riadiť pravidlami podľa dátumu aj podľa dní v týždni — víkend drahšie, sezóna inak ako mimo nej.

Krokový formulár, nič viac: služba → dátum → voľný čas → údaje → hotovo. Žiadne registrácie, žiadne zbytočné polia.

Kalendár ukazuje reálnu dostupnosť. Voľné termíny sa počítajú z tvojho rozvrhu, z ručných blokácií a z už existujúcich rezervácií — takže sa nestane, že si niekto rezervuje čas, keď máš dovolenku. Výpočet je predpripravený, takže kalendár naskočí okamžite aj pri hustom rozvrhu.

Formulár je chránený proti spamu (reCAPTCHA v3, honeypot a limit pokusov) a zbiera GDPR súhlas tak, ako má.

Všetky rezervácie máš v jednej tabuľke rozdelené na dnešné, nadchádzajúce a minulé. Rezerváciu schváliš, odmietneš alebo zrušíš jedným klikom. Ak potrebuješ dáta inde, exportuješ si ich do CSV.

V administrácii spravuješ svoje služby, týždenný rozvrh dostupnosti a ručné blokácie — dovolenka, školenie, zavreté kvôli inventúre. Na dashboarde máš widget s dnešnými rezerváciami, takže po prihlásení hneď vidíš, čo ťa čaká.

Každá rezervácia prechádza jasnými stavmi: čaká na schválenie → potvrdená / čaká na platbu / zrušená / neprišiel / dokončená. Vidíš teda nielen to, kto príde, ale aj to, kto ti minulý mesiac trikrát neprišiel.

E-maily odchádzajú samé — potvrdenie rezervácie, informácia o čakaní na schválenie, odmietnutie aj zrušenie. Nemusíš na ne myslieť.

Schvaľovanie si môžeš zapnúť alebo nechať vypnuté. Ak robíš rutinné služby, rezervácie sa potvrdzujú automaticky. Ak si potrebuješ najprv overiť či termín zvládneš, zapneš schvaľovanie a rozhodneš sa ty.

Poznámka: platbu za rezerváciu vopred (záloha, plná úhrada) pripravujeme.

Podujatie má dátum a čas alebo môže byť celodenné. Miesto zadáš ako adresu s mapou alebo označíš podujatie ako online a pridáš odkaz na pripojenie. K tomu obrázok a popis, ktorý napíšeš vo vizuálnom editore — bez HTML.

Podujatia triediš do kategórií (hierarchických, takže „Workshopy → Keramika" funguje) a označuješ tagmi. Tie najdôležitejšie označíš ako odporúčané a tie sa zobrazia na úvodnej stránke.

Ak máš web vo viacerých jazykoch, názov aj popis nastavíš pre každý jazyk zvlášť. A keďže podujatia sú často to, čo ľudia hľadajú cez Google, každé podujatie má vlastné SEO nastavenia — meta popis aj OG obrázok pre zdieľanie na sociálnych sieťach.

Registráciu zapneš len tam, kde ju potrebuješ. Nastavíš počet miest — alebo necháš neobmedzene, ak ide o verejnú akciu, kde ti stačí orientačný záujem.

K tomu si nastavíš uzávierku registrácie (napríklad deň pred akciou, aby si vedel, koľko materiálu nachystať) a rozhodneš sa, či prihlášky schváliš ručne alebo idú automaticky.

Najužitočnejšia časť je čakací zoznam. Keď sa kapacita naplní, ďalší záujemcovia sa nezablokujú — zaradia sa do fronty a v e-maile im príde ich pozícia. Ak niekto účasť zruší, systém posunie prvého z čakajúcich na uvoľnené miesto a pošle mu e-mail. Sám, bez toho, aby si to musel sledovať.

Prihlásiť sa dá aj bez konta, ako hosť. Formulár chráni reCAPTCHA v3, honeypot a limit pokusov, GDPR súhlas je súčasťou. A ak sa účastník nakoniec nedostane, zruší si účasť sám cez odkaz priamo z potvrdzovacieho e-mailu — nemusí ti písať a ty nemusíš nič mazať ručne. 

Podujatia zobrazíš kalendárovým blokom v troch pohľadoch: mesiac, týždeň alebo zoznam. K tomu archív s filtrami podľa kategórie a času — nadchádzajúce alebo minulé.

Detail podujatia obsahuje všetko potrebné vrátane prihlasovacieho formulára a tlačidla „Pridať do kalendára", ktorým si návštevník uloží termín k sebe.

Vzhľad si vyberáš z piatich štýlov — classic, cards, list, magazine, sidebar-calendar. Prepínaš ich v živom náhľade, takže hneď vidíš, ktorý sadne tvojmu webu.

Kalendár podujatí má vlastný iCal feed (feed.ics). Návštevník si ho raz predplatí vo svojom kalendári a tvoje nové podujatia sa mu tam objavujú samé. Pre stálych zákazníkov — členov klubu, pravidelných účastníkov kurzov — je to najmenej otravný spôsob, ako zostať v obraze.

Automatické e-maily pokrývajú všetkých šesť situácií: potvrdenie prihlášky, čakanie na schválenie, zaradenie do čakacieho zoznamu aj s pozíciou, odmietnutie, zrušenie účasti a zrušenie celého podujatia — to odíde naraz všetkým prihláseným.

Práve posledný bod je vec, ktorá ťa raz zachráni. Keď musíš akciu na poslednú chvíľu zrušiť, nehľadáš kontakty po správach na troch sieťach.

V administrácii vidíš tabuľku prihlásených s číslami, ktoré potrebuješ: obsadené / kapacita, kto je na čakacom zozname a kto čaká na tvoje schválenie.

Prihlášku schváliš, odmietneš alebo zrušíš. Účastníka vieš pridať aj ručne — keď sa niekto prihlási telefonicky alebo osobne. A celý zoznam si vyexportuješ do CSV, či už na prezenčku alebo na menovky.

Salón, poradňa, autoservis → rezervácie v termínovom režime. Služby s trvaním, prestávku medzi klientmi, prevádzkové hodiny podľa dní.

Penzión, chata, apartmán → rezervácie v ubytovacom režime. Check-in/check-out, minimálny počet nocí, cena za noc podľa sezóny a víkendov.

Workshop, koncert, prednáška → podujatie s kapacitou a čakacím zoznamom. Obmedzený počet miest, registrácia s uzávierkou, automatické posúvanie z fronty.

A pokojne oboje naraz — kaderníctvo, ktoré raz za mesiac robí kurz vlasovej starostlivosti, potrebuje presne obe veci.

Online rezervácie termínov aj registrácie na podujatia, kapacity a čakacie zoznamy, automatické e-maily, kalendár a iCal feed — všetko bez jediného riadku kódu a bez externých rezervačných služieb.